スマホの技術は進展し、
今ではパソコンとほぼ
同じことができるようになりました。
スマホは見た目は違うけれど
パソコンと同じ
コンピューターの一種です。
パソコンとスマホの両方で
使えるGmailは仕事に
は必須のアイテムです。
Gmailはアプリ標準の「メール」
よりも早く届きます。
GoogleのサーバーにGmailが届くと、
ただちにスマホに通知されるので、
相手を待たせずにコミュニケーション
をとることができます。
ただ、毎日たくさんのメールが
届くようになると、大事なメール
を見落とす心配が出てきます。
そのようなときは大事な
メール見出しの右側に
☆印があるので、
これにチェックを入れます。
☆→★
あとで、スター付き★だけの案件を
一覧表示させることができます。
用事が済んだメールは元にもどします
★→☆
Gmailアプリを使うと商用の
メールマガジンなど
自動で振り分けてくれます。
削除したくないけれど一覧に
表示したくなければ
「アーカイブ」します。
アーカイブとは、削除せずに
一覧から非表示にする機能です。
メール一覧からアーカイブしたい
メールを右か左にスワイプする
ことで一覧から消すことができます。
アーカイブしたメールを後で
読みたいときは、メニューから
「すべてのメール」をタップすれば
メールを見つけることができます。
Gmailで受け取ったファイルは、
スマホにダウンロードせずに
インターネット上の
「Googleドライブ」に
保存することができます。
Googleドライブは、グーグルが
提供しているクラウドストレージ
サービスです。
さまざまなファイルをインターネット
上のサーバーに置いて、スマホや
パソコンから見ることができます。
ところで、スマホに保存した
ファイルをパソコンに移したり、
その逆を行うのは、操作がちょっ
と面倒です。
もっと手軽にファイルのやりとり
をしたいならメールの
下書き機能がお勧めです。
スマホからGmailで新規メールを
作成し、ファイルを添付した状態で
下書きを保存します。
次にパソコンからGmailを開いて
下書きを見ればさきほどスマホで
添付したファイルを扱うことが
できます。
WordやExcel文書を相手の
スマホに送ると「開けない」と
言われることがあります。
そんなときは相手に
オフィスアプリをインストールして
もらえば解決できるのですが、取引先や
上司にはなかなか言い出せません。
そこで、確認のためだけだったら、
WordやExcel文書をPDFに書き出して
送るとよいでしょう。
PDFだったらほとんどのスマホで
開くことができます。
また、部下からスマホで受け取った
ファイルに手を入れたいとき、
オフィスアプリとメールの作成画面を
行ったり来たりするのは面倒です。
こういうときは文書をPDFにして、
手書きで注釈を入れるとよいでしょう。